คู่มือการปฏิบัติงาน

เรื่อง การจัดทำกระดาษทำการ

วัตถุประสงค์

          แนวทางการปฏิบัติงาน เรื่อง “การจัดทำกระดาษทำการ”  ที่กำหนดขึ้นนี้ เพื่อให้ผู้สอบบัญชีภาษีอากรใช้เป็นแนวทางประกอบการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชีห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลตามมาตรฐานการปฏิบัติงานที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.122/2545 เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน และการรายงานการตรวจสอบและรับรองบัญชี ตามมาตรา 3 สัตต แห่งประมวลรัษฎากร ลงวันที่ 19 พฤศจิกายน พ.ศ.2545

ความหมายของกระดาษทำการ

          กระดาษทำการ  หมายถึง  หลักฐานที่แสดงถึงการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี  หลักฐานที่ได้รับจากการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี และสิ่งที่ตรวจพบจากการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีภาษีอากร  ซึ่งได้แก่ เอกสารที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้จัดทำขึ้นเอง  เอกสารที่ได้รับมาจากกิจการที่ทำการตรวจสอบ  หรือที่ขอจากบุคคลภายนอกกิจการ ทั้งนี้ เพื่อใช้ในการจัดทำรายงานการตรวจสอบและรับรองบัญชี

ประโยชน์ของการจัดทำกระดาษทำการ

          กระดาษทำการ เป็นเอกสารหรือบันทึกที่ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากรในการวางแผนและปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชีเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ รวมถึงช่วยในการควบคุมดูแลและสอบทานงานตรวจสอบได้อย่างเหมาะสม  นอกจากนี้การบันทึกข้อมูลและหลักฐานที่ได้รับจากการปฏิบัติงานยังใช้เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำรายงานการตรวจสอบและรับรองบัญชีของกิจการที่ทำการตรวจสอบ  และเป็นหลักฐานที่แสดงให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้มีการปฏิบัติงานตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดหรือไม่   ดังนั้น กระดาษทำการจึงเป็นสิ่งที่เชื่อมโยงระหว่างสมุดบัญชีและหลักฐานต่าง ๆ กับรายงานการตรวจสอบและรับรองบัญชี

การจัดทำกระดาษทำการ

          ผู้สอบบัญชีภาษีอากร ต้องจัดทำกระดาษทำการไว้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี โดยข้อมูลที่จดบันทึกในกระดาษทำการจะต้องมีความสมบูรณ์และมีรายละเอียดเพียงพอที่จะแสดงให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้ปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี  ตามมาตรฐานการปฏิบัติงานที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด  

          กระดาษทำการไม่มีขอบเขต รูปแบบ และเนื้อหาที่แน่นอนขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และเนื้อหาในเรื่องที่ตรวจสอบ   ดังนั้น จึงเป็นเรื่องของการใช้ดุลยพินิจเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพของผู้สอบบัญชีภาษีอากรเอง  แต่อย่างไรก็ตาม ขอบเขต รูปแบบ และเนื้อหาของกระดาษทำการควรมีลักษณะดังต่อไปนี้

          1.  ขอบเขตของกระดาษทำการ

               การกำหนดขอบเขตของกระดาษทำการ ผู้สอบบัญชีภาษีอากรจะต้องพิจารณาถึงธุรกิจที่ตรวจสอบและมาตรฐานการปฏิบัติงานที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.122/2545ฯ โดยจะต้องรวบรวมสิ่งที่มีความจำเป็นและเหมาะสมในการตรวจสอบบันทึกไว้ในกระดาษทำการ 

          2.  รูปแบบและเนื้อหาของกระดาษทำการ

               รูปแบบและเนื้อหาของกระดาษทำการ ผู้สอบบัญชีภาษีอากรจะต้องออกแบบ และจัดทำกระดาษทำการให้เหมาะสมกับสถานการณ์และความต้องการของตนในการตรวจสอบเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบและรับรองบัญชีของแต่ละกิจการ  ซึ่งผู้สอบบัญชีภาษีอากรอาจใช้กระดาษทำการที่แต่ละสำนักงานจัดทำไว้เป็นรูปแบบมาตรฐานก็ได้ 

               ความแตกต่างของรูปแบบ และเนื้อหาของกระดาษทำการที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากร ต้องจัดทำนั้น ขึ้นอยู่กับเรื่องต่างๆ  ดังต่อไปนี้

               2.1 ลักษณะและความซับซ้อนของธุรกิจ 

                      กระดาษทำการที่จัดทำขึ้นสำหรับกิจการที่มีการดำเนินธุรกิจหลายประเภทและ   มีความซับซ้อนย่อมมีเนื้อหาและรายละเอียดที่จำเป็นมากยิ่งขึ้น

               2.2 ลักษณะ และสภาพของระบบบัญชีและระบบการควบคุมภายในของกิจการ

                      กระดาษทำการที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรจัดทำขึ้นเพื่อบันทึกความเข้าใจในระบบบัญชี  ระบบการควบคุมภายใน และการประเมินความเสี่ยงจากการควบคุมของกิจการ อาจมีลักษณะเป็นแผนภูมิระบบบัญชีหรือคำอธิบายเกี่ยวกับระบบบัญชี ผังทางเดินเอกสาร การใช้แบบสอบถามเพื่อจดบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับระบบบัญชีและระบบการควบคุมภายใน

               2.3 การใช้กระดาษทำการเพื่อประโยชน์ในการสั่งการ การควบคุมดูแล และ การสอบทานงานที่ปฏิบัติโดยผู้ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากร

                      กระดาษทำการที่มีรูปแบบเป็นมาตรฐานจะช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรในการแบ่งงาน และเป็นเครื่องมือในการควบคุมคุณภาพงานของผู้ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากร

          3.  สาระสำคัญที่ควรปรากฏในกระดาษทำการ

               3.1 กระดาษทำการควรแสดงให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้จัดทำแนวทางการสอบบัญชีอย่างระมัดระวังและรอบคอบ  และได้ควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากร   (ถ้ามี) โดยใกล้ชิด 

               3.2 กระดาษทำการต้องแสดงให้เห็นว่า ข้อมูลและตัวเลขในงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรรับรองถูกต้องตรงตามบันทึกและหลักฐานทางการบัญชีของกิจการที่ตรวจสอบ  

               3.3 กระดาษทำการต้องแสดงให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีภาษีอากรและผู้ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากร ได้ปฏิบัติงานตรวจสอบตามแนวทางการสอบบัญชีที่ได้กำหนดขึ้นโดยถูกต้องและครบถ้วน 

               3.4 กระดาษทำการต้องแสดงข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี  โดยจะต้องแสดงถึงการทดสอบความถูกต้องของรายการบัญชี  การตรวจสอบความถูกต้องในส่วนที่เป็นสาระสำคัญทางด้านภาษีอากรตามประมวลรัษฎากร  การปรับปรุงกำไรสุทธิ/ขาดทุนสุทธิทางบัญชีเป็นกำไรสุทธิ/ขาดทุนสุทธิทางภาษี  และการตรวจสอบรายการในแบบแจ้งข้อความตามแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50)   รวมถึงการแจ้งปริมาณและขอบเขตการตรวจสอบแต่ละด้านในกรณีที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรมิได้กำหนดไว้ในแนวทางการสอบบัญชี    

               3.5 กระดาษทำการต้องแสดงผลการตรวจสอบในแต่ละเรื่อง  รวมถึงข้อบกพร่องหรือสิ่งผิดปกติอันมีสาระสำคัญที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้ตรวจพบ  การวินิจฉัยและข้อสรุปเกี่ยวกับข้อบกพร่องหรือสิ่งผิดปกติที่ตรวจพบ  คำชี้แจงของผู้บริหารของกิจการในเรื่องดังกล่าว และข้อเสนอแนะที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้ให้แก่กิจการ  ตลอดจนการแก้ไขข้อบกพร่องหรือสิ่งปกตินั้นว่าได้ดำเนินการแล้วหรือไม่อย่างไร  

          4.  ประเภทกระดาษทำการ

               กระดาษทำการที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรต้องจัดทำและรวบรวมเก็บไว้เป็นหลักฐานสามารถแบ่งได้เป็น  2  ประเภทหลัก  ดังนี้

               4.1 กระดาษทำการที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรจัดทำขึ้นเอง  

               4.2 กระดาษทำการที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้รับ  แบ่งออกเป็น

                      4.2.1 กระดาษทำการที่ได้รับจากกิจการ

                                (1)  กิจการจัดทำขึ้นเอง  

                                (2)  กิจการได้จากบุคคลภายนอก  

                      4.2.2 กระดาษทำการที่ได้รับจากภายนอกกิจการ 

          5. การใช้เครื่องหมายการตรวจสอบ

               เครื่องหมายการตรวจสอบ  หมายถึง สัญลักษณ์ที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรกำหนดขึ้นเอง  โดยเครื่องหมายดังกล่าวจะมีรูปร่างและความหมายที่ต่างกัน ซึ่งรูปแบบของสัญญลักษณ์จะไม่มีรูปแบบที่แน่นอน  ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับผู้สอบบัญชีภาษีอากรจะกำหนด

               การใช้ครื่องหมายการตรวจสอบ มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้ตรวจสอบข้อมูลในกระดาษทำการด้วยวิธีการตรวจสอบใด   ดังนั้น ผู้สอบบัญชีภาษีอากรต้องใส่เครื่องหมายการตรวจสอบกำกับรายการที่ทำการตรวจสอบและอธิบายความหมายของเครื่องหมายการตรวจสอบนั้นไว้ในกระดาษทำการด้วย  และเพื่อสะดวกในการสอบทานการตรวจสอบ  เครื่องหมายการตรวจสอบจึงควรแสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดด้วยการใช้ดินสอสีต่าง ๆ ทำเครื่องหมาย

          6.  ข้อปฏิบัติในการจัดทำกระดาษทำการ

               6.1 จัดทำสารบาญกระดาษทำการที่แสดงถึงเรื่องต่าง ๆ ที่อยู่ในกระดาษทำการ เพื่อให้เห็นโครงสร้างของกระดาษทำการทั้งหมด   

               6.2 กำหนดรหัสอ้างอิงของกระดาษทำการ เพื่อใช้ในการอ้างอิงระหว่างกระดาษทำการที่เกี่ยวข้องกัน

               6.3 ในกรณีที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้หลักฐานจากการสอบถามจากบุคลากรของกิจการ  ผู้สอบบัญชีภาษีอากรต้องระบุชื่อของบุคลากรพร้อมตำแหน่งงาน  เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงในภายหลัง

               6.4 กระดาษทำการเป็นหลักฐานที่แสดงถึงการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี หลักฐานที่ได้รับจากการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี และสิ่งที่ตรวจพบจากการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีภาษีอากร   ดังนั้น ผู้สอบบัญชีภาษีอากรต้องเก็บรักษากระดาษทำการให้ปลอดภัยจากการถูกแก้ไข สูญหาย หรือการนำข้อมูลที่อาจเป็นความลับของกิจการไปเปิดเผยต่อบุคคลอื่น

กรรมสิทธิ์ของกระดาษทำการ

          กระดาษทำการถือเป็นกรรมสิทธิ์ของผู้สอบบัญชีภาษีอากร ซึ่งผู้สอบบัญชีภาษีอากรจะต้องนำมาส่งมอบให้แก่เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบการปฏิบัติงานของกรมสรรพากร  เพื่อชี้แจงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชีของตน