วางแผนโครงการก่อสร้าง เพื่ออะไร?

October 17, 2014/in ฺCost Control, เรียนรู้การใช้ /by Linna Cr:www.builk.com/th/

วัตถุประสงค์ – เพื่ออะไร?

ก่อนเริ่มงานก่อสร้างทุกโครงการ เรามีการวางแผนงานก่อสร้าง และกำหนดเป้าหมายของโครงการอยู่แล้ว ว่าจะต้องสร้างเสร็จภายในระยะเวลาเท่าไหร่ และใช้งบประมาณเท่าใด ทั้งนี้ความละเอียดและเทคนิคที่ใช้วางแผน อาจจะแตกต่างกันในแต่ละโครงการ ขึ้นกับลักษณะงาน และผู้รับผิดชอบโครงการ

การวางแผนโครงการจึงเป็นจุดเริ่มต้นของการควบคุมโครงการ ถ้าเราสามารถวางแผนได้ดี มองงานออก จะทำให้การติดตามผลระหว่างการก่อสร้างทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับการวางแผนต้นทุนโครงการ สมมติเราได้งานก่อสร้างมูลค่าสัญญา (Contract Amount) 100 ล้านบาท เป้าหมายของเราคือ ต้องการควบคุมต้นทุนให้ได้ 90 ล้านบาท เราเรียกสิ่งนี้ว่า งบประมาณควบคุม (Control Budget) เพื่อจะมีกำไรในโครงการ (Profit) 10 ล้านบาท

เพื่อให้การควบคุมต้นทุนมีประสิทธิภาพ จึงต้องมีการวางกรอบงบประมาณควบคุม แบ่งเป็นหมวดย่อยๆ เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงต้นทุนจริงเทียบกับงบประมาณควบคุมที่วางไว้ ความละเอียดในการแบ่งหมวด มีผลกับงานจัดสรรต้นทุนที่จะทำต่อไป

BUILK ทำอย่างไร

การวางแผนโครงการในบิลค์ แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน

ใส่ข้อมูลโครงการ – ชื่อโครงการ ชื่อลูกค้า มูลค่าสัญญา วันเริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการ กรอกข้อมูลเพิ่มเติมในช่องที่เหลือ เพื่อให้ข้อมูลโครงการสมบูรณ์

วางแผนงบประมาณ – ใส่งบประมาณควบคุม ตามรหัสต้นทุนในตาราง ใช้ช่องคำอธิบาย เพื่อระบุรายละเอียดของงบประมาณในรหัสต้นทุนนั้นๆ ให้ฝ่ายจัดซื้อหรือหน้างานที่จะจัดสรรต้นทุนเข้าใจตรงกันกับผู้วางแผน – ทำความรู้จักรหัสต้นทุน 5 หมวด 89 ตัวที่นี่

วางแผนรายรับ – ระบุงวดงานตามสัญญาจ้าง และวันที่ที่คาดว่าจะรับเงิน เพื่อใช้เป็นแผนรายรับ งวดงานแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ เงินมัดจำ, เงินงวด และเงินประกันผลงาน

Tips

เพื่อการควบคุมต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างโครงการในบิลค์ ควรทำทั้ง 3 ขั้นตอน แต่ถ้าไม่สามารถทำได้ ก็ทำเพียงใส่ข้อมูลโครงการ และกด ถัดไป ในขั้นตอน วางแผนงบประมาณ และ วางแผนรายรับ ได้เลย จะทำให้เราสามารถสร้างโครงการได้ทันที ทั้งนี้ผู้ที่มีสิทธิเป็นผู้จัดการโครงการขึ้นไป สามารถกลับมาเพิ่ม/แก้ไข งบประมาณและงวดงานภายหลังได้

หากเราไม่ตั้งงบประมาณ บิลค์จะเป็นเพียงเครื่องมือบันทึกต้นทุน/รายจ่าย และรายรับเท่านั้น ไม่สามารถติดตามต้นทุนได้ชัดเจน

ถ้าหากไม่มีเวลา/บุลคากรที่สามารถตั้งงบประมาณตามรหัสต้นทุนได้ ลองตั้งงบประมาณคร่าวๆ ใส่ในหมวดหลักๆ หรือรหัสต้นทุนที่ต้องการติดตามเป็นพิเศษ ทำให้ข้อมูลในรายงานควบคุมต้นทุนสมบูรณ์ขึ้น

กรณีไม่ได้ตั้งงวดงาน หรือ เป็นโครงการประเภทเบิกเงินตามเนื้องาน เราสามารถสร้างงวดงานได้จาก เมนูรับเงิน เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ระบบจะถามว่าต้องการสร้างงวดงานจากใบแจ้งหนี้นี้หรือไม่