เลือกสำนักงานบัญชีผิด ไม่ต้องคิดจนตัวตาย (1)
โดย ศิริรัฐ โชติเวชการ [22-5-2004]

ในช่วงนี้ คาดว่าหลายๆท่านที่เป็นเจ้าของกิจการ ที่จะต้องส่งงบการเงิน ภายในเดือนพฤษภาคม ของปีนี้ และมอบหมายให้สำนักงานบัญชีเป็นผู้ดูแลคงจะมีปัญหาระหองระแหงกับสำนักงานบัญชีบ้าง ในกรณีที่มาเร่งรัดเอกสารในช่วงปลายปี หรือให้หาเอกสารย้อนหลังเพื่อไปให้ผู้สอบบัญชีดู หรือออกงบมาจวนเจียนพร้อมกับข่าวดีว่าจะต้องเสียภาษีก้อนโต และไม่สามารถกลับไปวางแผนภาษีอะไรได้แล้ว

หลายๆท่านมาถามว่าอยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชีใหม่จะใช้ใครดี เป็นคำถามที่ง่ายแต่หาคำตอบได้ยาก เพราะถ้าเราแนะนำใครไปให้แล้วเขาเกิดไม่ถูกใจ เราเองจะถูกต่อว่า ดังนั้น ถ้าจะให้ดีเราจะขอบอกว่า ถ้าท่านไม่ถูกใจสำนักงานบัญชีเดิมๆ และอยากจะหารายใหม่ที่จะไม่สร้างความผิดหวังให้ท่านอีกก็ขอให้เลือกเจ้าที่เขามีการให้บริการทำบัญชีแบบยุคใหม่ ที่เขามีกระบวนการการทำงานที่ชัดเจน เป็นมาตรฐานตามที่จะเล่าให้ฟังดังต่อไปนี้

หลังจากที่สำนักงานบัญชีเขาสามารถปิดการขายและลูกค้าได้ลงนามในใบเสนอค่าบริการ(Proposal)เป็นที่เรียบร้อยแล้วกระบวนการในการให้บริการที่จะเกิดขึ้นต่อไป จะประกอบไปด้วย 6 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1.การติดตั้งการให้บริการ
การติดตั้งฯ คือการรวบรวมข้อมูล การฝึกอบรมให้ลูกค้าเข้าใจในวิธีการจัดเตรียมข้อมูลเบื้องต้นให้แก่เรา การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็น การติดตั้งและฝึกอบรมการใช้ซอฟต์แวร์บัญชี(ถ้าเป็นความประสงค์ของลูกค้า) การจัดทำแฟ้มลูกค้า การติดตั้งควรทำภายในไม่เกิน 1 สัปดาห์หลังจากลูกค้าตกลงใช้บริการ ระหว่างการติดตั้ง เราจะศึกษาข้อมูลของลูกค้า แจ้งวิธีที่ลูกค้าต้องปฏิบัติในแต่ละเดือน

การติดตั้งมีความสำคัญมากต่อการที่เราจะประสบความสำเร็จในการให้บริการ เพราะหากลูกค้าไม่เข้าใจถึงพื้นฐานการจัดเตรียมข้อมูลดิบให้แก่เรา ความยุ่งยากก็จะเกิดขึ้นในการทำงาน ดังนั้นเป็นที่แน่นอนว่า การติดตั้งฯที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเรา ทำให้เราสามารถให้บริการที่ดีต่อลูกค้า

2.เพื่อความพร้อมในการติดตั้ง มีหลายสิ่งที่จะต้องจัดเตรียม ดังนี้
ซักซ้อมความเข้าใจในเวลานัดหมายกับลูกค้า
ศึกษาขอบเขตของใบเสนองาน (Proposal)ถึงความรับผิดชอบของเรา
เตรียม Checklist เพื่อให้ทราบว่าต้องขอข้อมูลใดจากลูกค้าบ้างในระหว่างการติดตั้ง

กำหนดรหัสลูกค้า
เปิดแฟ้มลูกค้าในซอฟท์แวร์บัญชีที่ใช้ พร้อมกับจัดทำผังบัญชีไว้ล่วงหน้าเพื่อนำไปด้วย
จัดเตรียมแบบฟอร์มต่างๆ ที่ลูกค้าต้องใช้

เปิดแฟ้มลูกค้าขึ้นใหม่
ศึกษาข้อมูลอุตสาหกรรมของลูกค้า หากยังไม่คุ้นเคย

3.การเปิดกล่องบรรจุแฟ้มสำหรับลูกค้าใหม่

ข้อมูลปัจจุบันของลูกค้าจะถูกบรรจุอยู่ในกล่องที่ประกอบด้วยแฟ้มมาตรฐาน ที่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อความเป็นระเบียบ ง่ายต่อการทำงาน และสิ้นเปลืองพื้นที่น้อยที่สุด กล่องบรรจุแฟ้มข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มดังต่อไปนี้

ชื่อแฟ้ม

1. ข้อมูลปัจจุบัน
2. งบกระทบยอดธนาคาร
3. แบบฟอร์มภาษีที่เกี่ยวข้อง
4. งบการเงิน
5. จม.ตอบโต้ต่างๆ
6. รายงานปีปัจจุบัน

ประเภทเอกสาร

ใบสำคัญรับ/จ่าย
ank statement ตารางการตัด จำหน่ายทรัพย์สิน
บัญชีแยกประเภท JV.ต่างๆ
ใบเสนอการบริการ (Proposal)และจดหมายตอบโต้ต่างๆ
รายงานเฉพาะปีปัจจุบันของ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ Stock ฯลฯ

** เอกสารที่ไม่เก็บไว้ในกล่องนี้
สำเนาแบบฟอร์มการยื่นภาษีต่างๆ จะจัดเก็บต่างหาก และให้ความระมัดระวังในการควบคุมเอกสารของปีก่อนๆ ก่อนที่จะถูกแยกเก็บไว้ในห้องเก็บของ
หน้ากระดาษหมดแล้ว ขอยกส่วนที่เหลือไปว่ากันต่อให้จบในคราวต่อไป

ที่มา: http://www.thaiaccounting.com